دنیای وب

آیا می دانید سیستم اتوماسیون اداری چیست و چه ویژگی هایی دارد؟

اغلب مدیران کسب و کارهای مختلف تمایل دارند که کارها و امورات شرکت و یا سازمانی که مدیریت می کنند با سرعت زیادی انجام شود، اما واقیت این است که در این سازمان ها زمان زیادی به مکاتبات و رسیدگی به درخواست ها اختصاص داده می شود از این رو میزان زمان مفید برای پیش بردن هدف اصلی سازمان کاهش پیدا می کند، براساس نتایج تحقیقاتی که توسط انجمن مدیریت جریان کار در سال 2006 انجام شد سازمان ها و شرکت هایی که به صورت سنتی امور کاری خود را پیش می برند تنها از 30 درصد زمان مفید برای پیش بردن فرایند اصلی شرکت استفاده می کنند و 70 درصد صرف اموراتی می شود که جز اتلاف زمان بوده و هیچ سودی از آن نصیبشان نمی شود.

از این رو امروزه با روی کار آمدن سیستم اتوماسیون اداری و ماشینی شدن قسمت های مختلفی از فرایندهای اداری، موجب حل و رفع شدن مشکلات مذکور شده است.

در این مقاله قصد داریم به بررسی سامانه اتوماسیون اداری تحت وب و ویژگی ها و مزایای آن بپردازیم برای کسب اطلاعات در این زمینه با ما همراه باشید:

اتوماسیون اداری چیست؟

سامانه اتوماسیون اداری و سیستم اتوماسیون اداری هر دو بخش نرم افزار و سخت افزار را در بر می گیرد که استفاده از این سامانه در کسب و کارها موجب کمتر شدن حجم کارها می شود، از جمله مهم ترین فعالیت ها و عملکرد های سامانه اتوماسیون اداری می توان به ذخیره سازی داده های خام- انتقال الکترونیکی و مدیریت اطلاعات کسب و کار اشاره کرد، در واقع هدف اصلی اتوماسیون اداری کاهش هر چه بیشتر هزینه ها و خودکار کردن مراحل اداری است.ستون اصلی اتوماسیون اداری راه اندازی شبکه است زیرا که از این طریق کاربر داده ها- پست ها و حتی صداها را می تواند از رد و بدل کند، تمامی عملیات اداره مانند تایپ- کپی- ثبت- فکس- تلکس- میکرو فیلم و عملیات تلفن در این گروه قرار گرفته اند.

اتوماسیون اداری مفتاح رایانه افزار

اتوماسیون اداری تحت وب مفتاح رایانه افزار، علاوه بر راه اندازی و ساماندهی امور سازمانی، از این امکان نیز برخوردار است که کلیه مکاتبات اداری به صورت الکترونیکی در هر مکان و محدوده جغرافیایی با سرعت بالا، راحتی کاربری در فضایی امن ارسال و پیگیری شود.

اتوماسیون اداری از چه بخش هایی تشکیل شده است؟

سیستم های اتوماسیون اداری تحت وب به مرور تکامل پیدا کرده اند و امروز ما از سیستم های تکامل یافته آن بهره مند هستیم که شامل طیف گسترده ای از فعالیت های سازمانی و برون سازمانی می شود لذا از این رو می توان گفت که یک سامانه اتوماسیون اداری شامل بخش های مختلفی می باشد که هر یک از این بخش ها شامل یکی از فعالیت های سازمانی می شود که در ادامه آن ها را معرفی می کنیم:

- دبیرخانه

دبیرخانه مهم ترین و اصلی ترین بخش از سامانه اتوماسیون اداری محسوب می شود که روند ادارای از قبیل ثبت نامه- ارجاع- کارتابل پرسنل و بایگانی در این قسمت انجام می گردد، در واقع می توان این بخش را به عنوان هسته اولیه اتوماسیون اداری معرفی کرد.

از جمله مهمترین فعالیت هایی که در این بخش انجام می شود به قرار ذیل است:

- اسکن

- ورود اطلاعات

- ثبت اندیکاتور

- توزیع و پیگیری چرخه نامه‌های دریافتی تا تهیه پیش‌نویس

- گردش

- امضا و ثبت و چاپ نامه‌های ارسالی

در دبیرخانه ابزارهای مختلفی برای ورود و خروج اطلاعات و داده در نظر گرفته شده است مانند اسکنر- قلم نوری- مودم- ایمیل سرور و...

- فرم ساز و موتور گردش فرم

شاید تصور کنید که مستندات یک سازمان و یا شرکت فقط شامل نامه ها می شود، تعدادی از مکاتبات سازمان ها به شکل فرم های اداری و یا روندکاری مشخصی در سازمان اجرا می شود، از این رو سامانه اتوماسیون اداری یک بخش جدید برای این منظور ایجاد کرده است که آن را بخش فرم ساز و موتور گردش فرم نامگذاری کرده است، هدف از ایجاد این بخش طراحی انوع مختلفی از فرم های سازمانی و گردش آن ها به شکل روندکاری، از قبل تعیین شده می باشد.

- مدیریت جلسات و ساماندهی آن

در سیستم های سنتی قبلی برنامه ریزی جلسات- قرارهای اداری، پیگیری آنها و نگهداری مستندات زمان زیادی را به خود اختصاص می داد اگرچه انجام این امور از مهم ترین بخش های اداری یک سازمان به شمار می آید ولیکن می بایست به گونه ای مدیریت شود که زمان اضافی تلف نشود، از این رو سیستم های اتوماسیون اداری با راه اندازی این بخش به تنظیم و برگزاری جلسات و ساماندهی آن ها می پردازد و زمان زیادی را نیز به هدر نمی دهد.

بخش مدیریت جلسات و ساماندهی آن در سیستم اداری تحت وب شامل موارد ذیل می شود:

- تقویم کاری

- مدیریت جلسات و قرارهای کاری

- مدیریت فعالیت‌ها و پروژه‌ها

- آرشیو الکترونیک

با گذر زمان و بیشتر شدن تعداد مستندات در سازمان ها و شرکت ها، سیستم اتوماسیون اداری اقدام به ایجاد بخشی به نام آرشیو الکترونیک کرده است که همانطور که از نامش نیز پیدا است برای آرشیو و بایگانی از آن استفاده می کند، در این بخش نگهداری و دسته بندی اسناد سازمانی صورت می پذیرد، همچنین امکان جستجوی سریع و راحت نیز در بخش آرشیو الکترونیک وجود دارد.

- پرتال مکاتبات برون سازمانی

با پیدایش بسترهای نوین ارتباطی در زیر مجموعه شبکه های کامپیوتری، این امکان را به وجود آورده است تا دولت ها و سازمان ها برای کاهش هزینه های رفت و آمد و جلب رضایت و سرعت در عرضه خدمات به ارباب رجوع، ارسال و پیجویی درخواست ها و امور اداری در فضای خارج از سازمان نیز از ملزومات آن سازمان به شمار آید.

برای جواب دهی به این الزام سازمان در امتداد طرح احترام به ارباب رجوع اقدام به اضافه کردن بخش پرتال مکاتبات برون سازمانی اتوماسیون اداری تحت وب نموده است تا از این طریق امکان پیگیری مکاتبات در برون از سازمان نیز فراهم شود.

- کارتابل آفلاین

سیستم های اتوماسیون اداری براساس محدوه وسیع جغرافیایی و فاصله سازمان ها از یکدیگر و همچنین چگونگی دسترسی به آن ها، موجب شده تا تنوع زیادی داشته باشند، برخی از این سیستم ها در شبکه های محلی امکان دسترسی به ان ها وجود دارد، تعداد دیگری نیز تحت وب فعالیت می کنند، به اتوماسیون اداری که تحت وب فعالیت می کند سیستم اتوماسیون اداری تحت وب می گویند در این سیستم ها برای بخش هایی از نرم افزارها که حائز اهمیت می باشند نوع آفلاین نیز وجود دارد تا اگر امکان دسترسی به اینترنت وجود نداشته باشد بتوان به صورت آفلاین نیز به اطلاعات دسترسی پیدا کرد، از جمله مهم ترین آن ها می توان کارتابل آفلاین را نام برد، مدیر سازمان قادر است کارتابل خود را در هر مکانی که باشد بررسی کرده و امور مربوط به خود را انجام دهد و پاسخگوی نامه های دریافتی باشد و به محض برقراری ارتباط با سیستم آن ها را به روز رسانی کند.

علاوه بر موارد گفته شده فوق بخش، های دیگری نیز برحسب نیاز در طی زمان به سیستم اتوماسیون اداری اضافه شده است که هر کدام از این بخش ها می تواند موجب تسریع و تسهیل در روند و فعالیت سازمان شود که برخی از ان ها شامل موارد ذیل می شود:

صندوق پیام
سامانه ارسال پیام کوتاه
سامانه ارسال و دریافت فکس و پست الکترونیک
گزارش‌ساز

سیستم اتوماسیون اداری چه ویژگی هایی دارد؟

در این بخش از مقاله مهم ترین امکانات و ویژگی های سیستم اتوماسیون اداری را مورد بررسی قرار می دهیم:

1- کم شدن حجم کاری و سرعت کاربران در سیستم اتوماسیون اداری

با نصب و راه اندازی یک سیستم اتوماسیون اداری به طور یقین میزان حجم کاری نیز کمتر خواهد شد، با وجود این سامانه کاربران به راحتی و بدون اتلاف وقت فعالیت های خود را انجام داده و حتی از کار خود نیز لذت می برند.

2- افزایش امکان سنجی در سیستم اتوماسیون اداری

امکان سنجی به این معنا است که می توانید به صورت عملی تصمیم گیری کنید، هر کاری که امکان پذیر نباشد به صورت شبهه باقی می ماند، سیستم اتوماسیون اداری به صورت مداوم تناسب کاری در یک سازمان و یا شرکت را حل و فصل می کند.شما می بایست به صورت پیوسته ورودی و خروجی ها را بررسی کنید زیرا این کار موجب می شود که فعالیت شما در شرکت با روند درستی پیش رود و مدیران نیز می توانند نتایج کار را ارزیابی کنند. فقط هنگامی که انجام کار امکان پذیر باشد نتایج خوب یا کار بر روی وظایف انجام می شود.علاوه بر این نتیجه و تصمیم درست موجب می شود که رقابتی خوب نصیب مدیران شود.برای اینکه یک کار و یا فعالیت بتواند در سیستم اتوماسیون اداری روند خود را ادامه داده و اجرا شود نیازمند تضمین می باشد.

3- دوام و استواری در محیط اداری

در هر سیستمی، نیروی کار و یا کاربران می بایست به اموری که به آنان محول می شود رسیدگی و بر اساس آن کار کنند، بدین گونه است که نیروی کار می تواند پایداری و دوام خود را اعلام کند و در هر حالتی خود را با محیط اداره هماهنگ کند.لازم است که بدانید در هر سیستمی تمامی امور نمی تواند به خوبی پیش رود و یا قابل کنترل باشد، این امکان وجود دارد که شکستی از روش کار اداری را مشاهده کنید. شکست سیستم های اتوماسیون اداری موجب به خطر افتادن نظم وظایفی می شود که به کاربران واگذار شده است و قطعا منجر به ضرر و زیان های فراوانی نیز خواهد شد.

4- خصلت برتر رقابتی

رقابت در تمامی کسب و کارها وجو دارد و آن را به عنوان یک نقطه مثبت در نظر می گیرند.یکی از مهم ترین ویژگی های سامانه اتوماسیون اداری برای هر شرکتی این است که موجب افزایش مزایای رقابتی بیش از سایر شرکت ها می شود، این امر باعث پر رونق تر شدن کسب و کارها شده و در زمان بازاریابی رقابتی، اعتبار بیشتری را برای شرکت کسب می کند.

5- موجب کاهش هزینه ها می شود

امروزه اکثر کسب و کارهای شرکتی و سازمان ها به صورت اتوماتیک کار می کنند، از این رو دیگر نیاز نیست برای ورود هر منبع جدید و یا حتی برای مراقبت از هرکدام از این مسئولیت ها که به آسانی از طریق سیستم اتوماسیون اداری قابل انجام است سرمایه گذاری کنید.همگی ما این شعار را شنیده ایم که "زمان صرفه جویی مساوی است با پول ذخیره شده" کسب و کارها نیز می توانند با صرفه جویی در زمان در چندین پروسه تجاری صرفه جویی کنند.با صرفه جویی کردن در هزینه ها و همچنین از طریق سرمایه گذاری در سایر منابع دیگر می تواند موجب بهبود سوددهی در سازمان شود.

6- رد و بدل داده ها

رد و بدل داده هایی که ذخیره می شوند و یا حتی آن دسته از داده هایی که تغییر داده می شوند از مهم ترین بخش های سیستم اتوماسیون اداری محسوب می شود، این نوع تبادل داده ها برای ارسال فایل ها- رد و بدل هر گونه اطلاعات و یا داده ها در هر زمان که نیاز باشد از برنامه انتقال الکترونیکی نیز کمک می گیرد.در مدت زمانی که به شبکه متصل هستید این امکان وجود دارد کلیه داده ها و اطلاعاتی که شامل ارائه- اسناد متنی و صفحه گسترده می شود تنها در طی چند ثانیه ارسال گردد.کارمندان می توانند با بهره مندی از ماهیت سیستم اتوماسیون اداری در این زمینه، به راحتی زمان را مدیریت کرده و بهره وری را افزایش دهند.

از مهم ترین مزایای سامانه اتوماسیون اداری تحت وب شامل موارد ذیل می شود:

- نظارت بر نحوه فعالیت و کارکرد مسئولان و کارمندان

- افزایش رضایت شغلی کارمندان به دلیل اثربخشی مثبت این اتوماسیون

- کمتر شدن تکرار و ممانعت از انجام کارهای بیهوده و توقف در فعالیت سازمان

- عدم استفاده از برگه های چاپی و قایل های نوشتاری

- امکان برقراری ارتباط الکترونیکی با دیگر سازمان ها و شرکت ها

- ماشینی شدن روند اداری و بهترین استفاده ممکن از زمان

- پیگیری امورات کاری و مراحل آن در زمان های مشخص شده

- امکان انجام امور اداری از راه دور در هر زمان

- امکان جستجو و دسترسی فوری به اسناد و اطلاعات